CZYLI JAK ZROBIĆ DOBRE WRAŻENIE PODCZAS ZEBRANIA ONLINE?

Gdy w zeszłym roku nasze życie nieoczekiwanie ograniczyło się głównie do umiejętnego żonglowania obowiązkami w czterech ścianach naszego domu, zmiany nie ominęły także naszego trybu pracy. Wideokonferencje – czy tego chcemy, czy też nie – stały się stałym elementem zdalnej pracy wielu z nas. Od burzy mózgów dotyczącej najpilniejszych bieżących projektów, po wspólne świętowanie happy hour w piątkowe popołudnie – nasza zawodowa komunikacja w ogromnej mierze odbywa się w sferze online. Transparency Market Research oszacowało, że wartość globalnego rynku wideokonferencji wzrośnie z 6,1 miliarda dol. w 2019 roku do 11,56 miliardów do końca 2027. Można zatem przypuszczać, że trend zostanie z nami na dłużej. Dla wielu z nas jest to nowa forma współpracy, w której wciąż poruszamy się nieco po omacku – nietrudno zatem o drobne wpadki i potknięcia. Jeśli nie zależy nam na zostaniu bohaterami zabawnych firmowych anegdotek, przybywamy na ratunek i podpowiadamy kilka sprawdzonych zasad, dzięki którym żadna Zoom-owa konferencja będzie nam niestraszna.


1. Przygotuj się – sprawdź sprzęt, ubierz się odpowiednio i miej pod ręką notatki
Wszyscy znamy dowcipne anegdotki o tym, jak to mimo nieskazitelnego wizerunku od pasa w górę – wyprasowanej koszuli, nienagannej fryzury – dolna część naszej garderoby bywa podczas wideokonferencji traktowana z nieco większym luzem (czyt. po co w ogóle zakładać spodnie). Gorzej, jeśli podczas rozmowy trzeba będzie choć na chwilę rozprostować nogi i wstać sprzed monitora... Nawet, jeśli rozmowa odbywa się w niezobowiązującej atmosferze, warto powstrzymać ekshibicjonistyczne zapędy i rozważyć założenie czegoś bardziej szykownego niż bokserki, dres lub piżama, niezależnie od tego, jak bardzo się od tego odzwyczailiśmy – i to nie tylko z szacunku do współpracowników, ale i z korzyścią dla nas samych. Badania wskazują, że kiedy wkładamy więcej wysiłku, by wyglądać reprezentacyjnie i schludnie, rośnie nasza produktywność.
Przed rozpoczęciem konferencji dobrze jest też dokładnie sprawdzić i przetestować sprzęt – techniczne zakłócenia wprowadzą niepotrzebny stres i chaos. Żeby nie przedłużać rozmowy i nie pozostawiać innych uczestników w niezręcznym zawieszeniu, pamiętajmy również o tym, by wszystkie niezbędne materiały mieć zawsze przy sobie – nikt nie chce oglądać naszej nerwowej krzątaniny po pokoju.

2. Bądź punktualny
Ciężko o poważniejsze przewinienie podczas wideokonferencji, niż spóźnialstwo. Traktuj rozmowę online dokładnie tak, jak każde inne ważne zawodowe spotkanie. Szanujmy czas naszych rozmówców, który podczas nietypowych warunków pracy jest szczególnie cenny.

3. Poinformuj domowników o wideokonferencji, zamknij drzwi, wycisz mikrofon
Szczekający pies, raczkujące dziecko, odgłosy odkurzacza czy kuchennych rewolucji – klasyczny domowy chaos musimy zostawić tym razem za (dobrze) zamkniętymi drzwiami. Poprośmy rodzinę czy współlokatorów o kilka chwil ciszy i spokoju, gdy swoją uwagę będziemy mogli w pełni skupić na omawianym podczas konferencji problemie. Gdy spotkanie online gromadzi większą grupę pracowników, zróbmy wszystko, by ograniczyć każdy niepotrzebnie rozpraszający dźwięk w tle – również ten tak niepozorny, jak stukanie w klawiaturę czy wibracje telefonu. Dlatego jedną z podstawowych zasad wideo-savoir vivre’u jest włączanie mikrofonu jedynie w chwilach, gdy zabieramy głos – w pozostałych powinien być wyciszony. Postarajmy się również uzbroić w cierpliwość i nie przerywać innym – jeśli przychodzi nam do głowy niecierpiąca zwłoki uwaga lub pytanie, warto skorzystać np. z funkcji czatu, która dodatkowo usprawni komunikację.

4. Zadbaj o odpowiedni kadr
By wideokonferencja jak najbardziej przypominała prawdziwe zebranie, warto zadbać także o to, by było nas naprawdę dobrze widać – po pierwsze nasi rozmówcy nie powinni się zastanawiać, z kim właściwie wdają się akurat w dyskusję, po drugie – nasza mowa ciała, mimika i gestykulacja odrywają ogromną rolę w każdym procesie komunikacji. Pamiętajmy o odpowiednim oświetleniu (najlepiej sprawdzi się naturalne światło więc siądźmy np. naprzeciw lub w pobliżu okna, natomiast nigdy nie tyłem do źródła światła), neutralnym tle, które nie będzie niepotrzebnie rozpraszać uwagi (w zależności od funkcji danego komunikatora, w razie potrzeby możesz je także wymazać lub zmienić na inne) i ustawieniu kamerki na poziomie oczu, by zadbać o wrażenie „kontaktu wzrokowego” podczas rozmowy. Miejmy na uwadze, że nasze emocje czy też wszelkie błądzenie myślami, będą wbrew pozorom widoczne jak na tacy, więc postarajmy się zachować spokój, skupienie i ograniczyć żywą gestykulację.

5. Postaraj się, by spotkanie było dynamiczne, ciekawe i angażujące
„Zoom-owe zmęczenie” (Zoom fatigue) to realny problem, który dotyka wielu uczestników coraz częstszych wideokonferencji. Męczą się nasze oczy, obowiązków przybywa, a skupić jest się coraz ciężej – czasem mamy wrażenie, że spotkania online, zamiast motywować i wzmacniać produktywność, powoli i skutecznie wysysają z nas wszelki zapał do pracy. Dlatego ważne jest, by każda z rozmów była jak najbardziej angażująca i interesująca – pełna ciekawych pytań, kreatywnych burz mózgów i szans na to, by każdy z pracowników miał okazję przedstawić swoje pomysły, wizje i spostrzeżenia.