Otwarcie przestrzeni biurowej miało być krokiem ku przyszłości, w której pracuje się przyjemniej i sprawniej, swobodnie wymieniając się pomysłami ze współpracownikami. Niestety rzeczywistość wygląda nieco inaczej.  

Gwarna przestrzeń wypełniona biurkami, jeden z pracowników głośno rozmawia przez telefon, inny zajada przekąski, kolejny stuka w klawiaturę, a pośród nich ktoś, kto mimo otaczającego chaosu stara się skupić na powierzonym zadaniu. To codzienność w większości współczesnych korporacji – w założeniu budujących atmosferę swobodnego przepływu informacji, kreatywności i ułatwionej współpracy.

Idea Franka Lloyda Wrighta, który w 1906 roku zdecydował, że ściany i pokoje w miejscu pracy nie służą niczemu dobremu, wydawała się całkiem słuszna – granice między pracownikami nie sprzyjały zbiorowej burzy mózgów i wspólnemu kreowaniu nowych pomysłów, a dodatkowo niepotrzebnie mnożyły koszty utrzymania biura. Polska otworzyła przestrzenie biurowe dopiero w latach 90., i jak na razie nic nie wskazuje na to, żeby to rozwiązanie miało odejść do lamusa. W USA taki styl pracy panuje w ok. 70 proc. amerykańskich firm. Najlepszym tego przykładem jest siedziba Facebooka w Dolinie Krzemowej, gdzie pracuje 2,8 tys. osób na 40 tysiącach metrów kwadratowych. Na popularność open space’ów wpływ ma także nowy model zarządzania. Taka organizacja biura ułatwia pracę w zespole, a zwierzchnik, który nie zajmuje już innego pomieszczania, staje się automatycznie jego jego częścią. Otwarta przestrzeń skraca dystans i buduje relacje. Usunięcie ścian, które  dzieliły również społecznie, miało również pokazać, że w strukturach korporacji wszyscy są równi.

Ostatnio badacze z Harvard Business School udowodnili jednak, że biuro typu open space w większości przypadków wpływa na pracowników i jakość wykonywanej przez nich pracy negatywnie, paradoksalnie powodując chęć izolacji i zmniejszając liczbę interakcji.

Naukowcy przyjrzeli się dwóm międzynarodowym koncernom, które akurat przebudowywały przestrzenie biurowe – zastępując pokoje nowoczesnymi open space’ami. Wyniki były dość jednoznaczne. Liczba bezpośrednich interakcji między ludźmi, czyli rozmów i spotkań, spadła aż o 70 proc. Komunikacje stała się powierzchowna i nie sprzyjała pracy zespołowej. Nastąpił za to niespodziewany wzrost aktywności mailowej i przez internetowe komunikatory. Wygląda na to, że pracownicy próbują ocalić resztki prywatności, przestawiając się na rozmowy wirtualne.

Z kolei inne badania dowiodły, że w otwartych przestrzeniach produktywność spada aż o 15%, ludzie są mniej skupieni i czują się zestresowani pozbawieniem ich prywatności.

Kolejnym naukowym argumentem przeciwko otwartym przestrzeniom biurowym jest to, że praca w hałasie zwiększa stres i prawdopodobieństwo konfliktów. Psychiczne, a nawet fizyczne samopoczucie pracowników obniża się, co potwierdziły wyniki testu Państwowego Instytutu Medycyny Pracy w Kopenhadze. Badania Uniwersytetu Kalifornijskiego w Berkley dowiodły natomiast, że open space nie sprzyja pracy kreatywnej, opartej na swobodnym tworzeniu.

Co jeszcze przeszkadza pracownikom w tego typu biurach?

  • brak wystarczającej ilości światła, powodujący senność, znużenie i obniżenie produktywności
  • podwyższone ryzyko infekcji – nietrudno zarazić się od chorych współpracowników, a dodatkowym problemem jest również często działająca wadliwie wentylacja i klimatyzacja
  • brak prywatności
  • nadmiar bodźców, utrudniający koncentrację

By poprawić jakość pracy i wprowadzić bardziej kameralną i sprzyjającą kreatywności atmosferę, nie trzeba od razu przeorganizowywać całego biura, wystarczą proste rozwiązania. Wprowadzenie stref relaksu, wydzielenie mniejszych pomieszczeń zapewniających prywatność lub chwilowe oderwanie od pracy, np. poprzez aktywność fizyczną, z pewnością zwiększy produktywność pracowników. Badania wskazują, że w niektórych firmach blisko 50 proc. czasu pracownik spędza poza swoim przypisanym stanowiskiem pracy. Dobrym rozwiązaniem jest więc wprowadzanie przez firmy tzw. desk sparingu, czyli stanowisk pracy wykorzystywanych przez różnych pracowników.

Firmy na całym świecie próbują znaleźć optymalny sposób na aranżację firmowych wnętrz, by   zwiększyć zadowolenie pracowników, a zarazem ich efektywność. Czołowym trendem jest umożliwianie pracownikom elastycznego dostosowywania do swoich potrzeb środowiska pracy. Jednym z najnowocześniejszych podejść może się poszczycić biuro Pixar Animation Studios i należące do niego atrium wielkości boiska piłkarskiego, w którym oprócz biur mieszczą się także m. in. poczta oraz centrum rekreacyjne z basenem. Całość otoczona jest terenami zielonymi o powierzchni 16 akrów, które poprzecinane są alejkami. Ponadto każdy pracownik może samodzielnie urządzić przestrzeń, w której pracujeMusimy mieć także na uwadze to, że charakter pracy cały czas ewoluuje i intensywnie się zmienia. Amerykański Departament Pracy zauważył, że 65 proc. dzieci właśnie kończących szkołę podstawową będzie wykonywało prace, które nie zostały jeszcze wymyślone. Ponad jedna trzecia Amerykanów pracuje jako freelancerzy (53 mln osób), a liczba ta wzrośnie do 2020 roku nawet do 60 milionów. Średni czas pracy u jednego pracodawcy dla wszystkich pracowników powyżej 25 roku życia wynosił w latach 2006-16 zaledwie 5 lat. Odpowiednie dostosowanie miejsc pracy i nowych stanowisk do współczesnych wymogów jest dziś zatem jednym z czołowych wyzwań na rynku pracy.